1．事前手続き

(a)新規取引の申込み

当社と新規に取引を希望される場合は、貴社の会社案内・製品カタログ・技術資料などにより、製品内容・セールスポイント・価格などについて事前に資材部にお申し出ください。
この場合、「売込みにあたってのポイント」に留意して説明していただくことが重要です。

(b)取引先登録

当社は資材取引にあたって、その取引先を選定する場合には、前もって登録された企業の中から選定する取引先登録制度をとっております。したがって、新規に取引を希望される場合は、登録手続きにより当社の登録企業となることが必要です。
取引先登録にあたっては、所定の登録申請書および関係書類に基づき、経営規模・経営状況等の経営的要件を審査し、登録の適否を決定します。
なお、当社が反復して継続的に調達する電力設備品については、あらかじめ設備主管部門の型式承認手続きが必要となることがあります。
これらの審査に合格した場合は、登録取引先として登録されます。

2．資材調達手続き

(a)調達請求

調達する資機材の仕様・数量・納期および納入場所などについては、それらを必要とする設備主管部門が決定します。資材部門は、この設備主管部門からの調達請求に基づき手続きを開始します。

(b)見積依頼先選定

登録された取引先の中から選定した複数の見積依頼先による指名競争見積を原則としていますが、特許権・既設設備との整合性などの理由により単一の見積依頼先を選定する場合があります。
なお、指名競争見積を予定している主要資機材についての品名・数量・納期などは「情報公開」を行っています。

(c)見積仕様書の提出および見積仕様の検討

見積依頼先に対して、当社の契約条件および当社の要求する仕様を記載した購入仕様書を提示します。これを元に、取引先から見積仕様書をご提出いただきます。
見積仕様書については、設備主管部門が当社の要求する仕様を満足しているかどうか検討しますので、これに合格する必要があります。
また、当社ではコストダウン推進のために代案見積(VE提案)を奨励しています。これは、当社の購入仕様書に対する見積(本案)とは別に、本案の機能を低下させることなくコストが安く済む手段があれば代案として提出していただき、その手段を積極的に採用していく制度のことです。採用された取引先は、同種品について優先して見積依頼先に選定されます。

(d)見積依頼および見積書の提出

見積仕様の検討に合格された場合は、見積依頼先に対し見積条件を記載した所定の見積依頼書を提示して見積依頼を行います。なお、見積仕様書の内容を修正することを条件に合格された場合は、修正内容を見積書に反映いただきます。
見積書は、指定の提出期限までに提出されている場合に有効となります。

(e)価格検討・交渉

提出された有効な見積書のうち、原則として最低価格見積書について価格検討を行い、その提出者と契約価格その他の条件について交渉を行います。

(f)契約の締結

交渉が合意に達した場合、当社所定の様式により契約を締結します。

(g)資材の納入・検査・支払

当社は、納入された資機材を検査して、当社の要求にあったものであるかどうかを確認します。
代金については、原則として検査に合格した月(毎月末日を締切日とします)の翌月末に支払います。
ただし、製作が長期にわたるものなど、特別な事情がある場合には、別途支払方法を定めます。

(h)その他

当社は、取引に関して知りえた機密情報は、取引先の承諾なく第三者に漏らすことはいたしません。同様に、取引先の皆様にも、これを守っていただきます。
資機材の納入があらかじめ定められた納期より遅延した場合には、損害賠償の請求を行うことがあります。
経済情勢の大きな変化が生じた際には、取引価格の見直しについて協議に応じますので、当社資材部にお申し出ください。

インターネットEDIシステム

資材調達に関する契約業務について、資材取引における登録取引先さまを対象として、インターネット技術を活用し、見積・注文・支払通知情報を電子データで交換することによって、

• 見積依頼、契約締結など事務処理の効率化
• 契約情報連係のスピードアップ
• 契約関係書類のペーパーレス化

などを図ることを目的として、2004年4月から、インターネットEDIシステムを導入いたしております。

インターネットEDIシステムの概要

インターネットEDIシステムの概要

3．標準的な資材調達手続きフローチャート